1. Mise en préproduction

Lorsque le contrat est confirmé/signé et que les détails de l’événement ont été entièrement révisés par le chargé de projet, le processus de préproduction peut être lancé. Les chargés de projet doivent déclencher ce processus le plus tôt possible (délai normal : 2 mois avant l'événement ; délai minimum : 1 mois avant l'événement). Pour ce faire, ils doivent :

• Envoyer un courriel à [email protected] pour indiquer que le contrat peut passer en préproduction. Ce courriel doit contenir toutes les informations nécessaires à cette mise en préproduction et être copié dans la section "04 - PRÉPRODUCTION" du contrat, située dans l'onglet "Général".

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Nomenclature à respecter pour le courriel : PREPROD - CLIENT - TITRE - DATE - #XXXXX

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• Ajouter l'étiquette "GO préprod" au contrat dans Rentman.
• Dupliquer les sous-contrats contenant du matériel en suivant ces règles :
  • Le sous-projet initial devient le sous-projet "PREPROD" (suffixe "PREPROD" ajouté au titre).
  • La copie devient le sous-projet "Facturation".
• Sélectionner correctement les options "Planificateur" et "Finance" pour chaque sous-projet :
  • PREPROD : "Planificateur" activé et "Finance" désactivé.
  • Facturation : "Planificateur" désactivé et "Finance" activé.

Le sous-projet PREPROD sert à réserver les équipements et intégrer les ajouts techniques nécessaires au bon fonctionnement de l'événement (ajouts non facturés au client). Le sous-projet Facturation doit en permanence refléter ce qui a été signé par le client. Il incombe au DDA de verrouiller tous les sous-contrats.

• Organiser une réunion avec les coordonnateurs techniques pour passer en revue les spécificités de l’événement.
• Remplir la section "INFO TECH" dans Rentman avec un descriptif général et les spécificités de l'événement. Ce descriptif sera ensuite utilisé dans le courriel "InfoTech" envoyé à l’équipe technique assignée à l’événement.

Une fois le processus de préproduction engagé, ni les plans ni la soumission ne doivent être modifiés. Si une modification est nécessaire, elle doit être effectuée en collaboration avec les coordonnateurs pour éviter toute perte de données (par exemple, des versions de plans écrasées).

2. Rôles des coordonnateurs techniques

Durant la préproduction, les coordonnateurs techniques doivent :

• Respecter la date de fin de préproduction. C’est leur priorité absolue par rapport aux autres demandes de l’équipe de production.
• S'assurer que tout le matériel nécessaire est inclus dans le contrat.
• Finaliser les sous-locations et organiser les ramassages/retours avec le directeur de l’entrepôt avant la fin de la préproduction.
• Préparer le matériel en entrepôt avec la collaboration et l'autorisation du directeur de l’entrepôt.

3. Envoi des courriels de préproduction

La responsable des ressources humaines doit envoyer le courriel de préproduction, contenant toutes les informations de l’événement, une semaine avant la date de l’événement. Cela laisse le temps aux chefs des différents départements concernés de poser leurs éventuelles questions, commentaires ou demandes.

Les coordonnateurs techniques doivent inscrire toutes les informations nécessaires à leur département dans la section "INFO TECH" de chaque contrat Rentman, au minimum 1 mois avant l’événement.