La prise de contact initiale est effectuée par un des membres de l’équipe de vente. Ce dernier prend les informations essentielles sur le déroulement de l'événement.

Il est ensuite responsable de créer le dossier correspondant à l'événement sur le cloud et de créer le contrat dans Rentman en ajoutant le maximum d'informations. Une fois le contrat créé, le DDA envoie une demande d'assignation au responsable des opérations, afin que ce dernier affecte un chargé de projet à l'événement.

Le chargé de projet a pour mission de monter la soumission et de créer les plans CAD et Wyg au besoin, tout en communiquant avec le client avec le concours du DDA.

Une fois la proposition terminée, le DDA transmet celle-ci aux vice-présidents pour révision et approbation. Une fois approuvée, il transmet la proposition au client.

Le DDA est le SEUL autorisé à négocier les clauses financières du contrat avec l'approbation de la direction. Une fois le contrat signé, le DDA l'envoie à [email protected] pour que le processus de facturation débute.

Le DDA confirme ensuite la réception du contrat signé au client, en mettant en copie la comptabilité à [email protected]. Cela permet à la comptable d'envoyer les factures de dépôt (50 %) et finale (50 %) au client, tout en mettant le DDA en copie. En cas d'ajouts au contrat, une seule facture sera émise après l'événement pour facturer les suppléments. Le même processus s'applique.

Le chargé de projet vérifie que chaque détail de l'événement a été passé en revue avec le client. Une fois cette étape complétée, le contrat peut être envoyé en préproduction pour que les coordonnateurs techniques s'assurent du bon fonctionnement de leurs départements respectifs. Idéalement, cela doit être fait au moins 8 semaines avant l'événement, afin de permettre à l'entrepôt de prévoir les transports, la préparation du matériel, et de procéder à des sous-locations si nécessaire.

Pour garantir une communication optimale, une réunion est planifiée entre le chargé de projet et l'équipe de coordination. Le chargé de projet est responsable de programmer cette rencontre de préproduction et de donner le "go" préprod.

Après l'événement, le DDA organise une réunion de post-mortem avec le client, le chargé de projet et toute autre personne pertinente, afin de recueillir les impressions.

Le directeur technique présent lors de l'événement doit également rédiger un rapport relatant les points positifs et négatifs observés.

Toutes ces informations sont ensuite compilées dans une optique d’amélioration continue de nos processus opérationnels.