1. Les périodes de planification

Dans l’onglet « planning », vous retrouverez les périodes de planification de votre événement.

Vous pouvez créer autant de plages horaires que vous le souhaitez, à condition de respecter certaines règles :

• Il est impératif de mentionner la date en toutes lettres dans le titre de chaque période de planification. Cela rend la liste des périodes, visible en première page de l’infotech, beaucoup plus lisible pour les techniciens.
• Ces périodes ne sont pas obligatoirement liées aux périodes d'utilisation d'un header. Vous pouvez donc les utiliser pour préciser le déroulement temporel de l'événement.
• Évitez de détailler excessivement les périodes de planification, car cela pourrait les rendre difficiles à comprendre et créer de la confusion chez les techniciens.
• Les plages horaires ainsi définies serviront à déterminer les "périodes d'utilisation" des headers dans l'onglet "Équipe et transport".

2. Les headers – Équipe et transport

Dans le module « Équipe et transport », les headers permettent de diviser le temps dédié aux différentes phases de réalisation de l’événement. Ces headers doivent respecter les règles suivantes :

• Le nom du header doit refléter la temporalité de l'événement (par exemple : « Montage uniquement », « Montage et programmation », « Tests et opération », « Livraison », etc.).
• Mentionnez toujours la date en toutes lettres après le nom du header. (Oui, il faut inclure la date à la fois dans le titre des plages horaires et dans celui des headers.)
• Mentionnez également le nom de salle
• Chaque header doit regrouper des postes soumis aux mêmes horaires. Par exemple :
  • Si le montage est suivi d'une période de tests et répétitions qui concerne uniquement les chefs opérateurs, il faudra créer deux headers :
    • Un pour les chefs, couvrant la plage horaire du montage et celle des tests/répétitions.
    • Un pour les techniciens, couvrant uniquement la plage horaire du montage.
  • Si les chefs et les techniciens partagent la même période de temps, un seul header suffit.
• Pour un événement hors de Montréal nécessitant du transport, créez des plages horaires spécifiques, comme « transport aller » et « transport retour », et un header incluant ces périodes. Par exemple :
  • Si un événement se déroule à Sherbrooke et que l'équipe technique part de Montréal, le header « montage » devra débuter avec la plage horaire « transport aller » vers Sherbrooke.
  • Si des techniciens doivent rentrer à la fin du montage, le header « montage » devra se terminer avec la plage horaire « transport retour ».
  • Si les chefs restent sur place (à l’hôtel), créez un header spécifique pour eux qui se terminera à la fin de la période de montage.

3. Les horaires des pigistes

Les tarifs des chefs et des opérateurs étant automatiquement calculés sur une période de 10 heures, il est essentiel de ne pas les inclure plusieurs fois dans une même journée (par exemple, une fois pour le montage et une autre pour l’opération). Cela entraînerait un doublement des coûts.

Le tarif des techniciens est, quant à lui, calculé sur une durée minimale de 4 heures.

Ne vous focalisez pas sur la durée minimale de 10 heures pour les chefs/opérateurs. Si vous estimez que le montage durera 8 ou 6 heures, indiquez cette estimation. Cela évite de les garder inutilement et, surtout, d'induire les techniciens en erreur quant à la durée réelle de leur service.