1. Principes généraux

Lorsqu’un item est en rouge dans la liste d’équipements, cela signifie que cet équipement est soit en pénurie, soit un « équipement temporaire ».

En cas de pénurie, avant de rechercher chez un autre fournisseur, il est important de vérifier si la pénurie peut être résolue par :

• Un autre équipement d’un niveau supérieur.
• Un « quick-turn ».

Pour résoudre les pénuries, il faut d’abord effectuer des recherches auprès d’autres compagnies audiovisuelles. Si un fournisseur confirme la disponibilité des équipements aux bonnes dates, on peut :

• Lui demander une soumission pour obtenir le prix de location.
• Lui demander le prix verbalement ou (idéalement) par courriel.
• Déterminer si nous récupérerons les équipements ou si le fournisseur fera la livraison (vérifier les coûts associés). Privilégiez toujours la livraison par le fournisseur. Si cela n’est pas possible, prévoir la date de début de location la veille de la préparation du matériel par l’entrepôt et communiquer avec le directeur d’entrepôt pour vérifier si cela est faisable.

Un P.O. devra ensuite être créé dans Rentman (voir point suivant pour la procédure), et les informations sur celui-ci devront correspondre à celles fournies par le fournisseur (prix, dates, livraison/ramassage).

Une fois le P.O. créé, une copie devra être déposée sur le MASTER dans le dossier \07-CONTRAT FOURNISSEUR\nom du fournisseur, puis envoyée par courriel au fournisseur en mettant en CC :

• le/la chargé(e) de projet,
• [email protected],
• le directeur de l’entrepôt.

Lors de l’envoi de ce courriel, merci de respecter la nomenclature suivante :

<aside> 💡 PO#XXXX - DESCRIPTION DU PO - FOURNISSEUR - DATE #NO DU CONTRAT

</aside>

2. Création d’un P.O. dans Rentman

1. Mémorisez ou notez le numéro de votre projet Rentman (important pour la suite)
2. Sélectionnez les équipements pour lesquels vous souhaitez créer une sous-location.
3. Cliquez sur les trois petits points à côté de « Fermer Historique » et sélectionnez « Pénurie de sous-location ».