1. Création du dossier de l’évènement (DDA)

Une fois le projet de l’événement créé dans Rentman, un dossier correspondant est automatiquement créé dans :

<aside> 💡 CONTRATS\CONTRATS AAAA\MM-MOIS\

</aside>

Avec la nomenclature suivante :

<aside> 💡 MM-JJ au JJ– Nom Client – Nom événement - #num.événement

</aside>

Un dossier similaire avec la nomenclature est créé dans CONTENU :

<aside> 💡 CONTENU\CONTRATS AAAA\MM-MOIS\

</aside>

2. Classement de la proposition et du contrat (DDA)

Une copie du contrat (ici appelé proposition) doit être sauvegardé dans le dossier de l’événement dans le dossier 01-CONTRAT\01-PROPOSITION

Le nom du fichier suivra la nomenclature utilisée précédemment, soit :

<aside> 💡 Nom du client – Nom de l’événement – JJ Mois au JJ mois – #Num.Contrat – Proposition

</aside>

En cas de modification, simplement ajouter le numéro de version. Ex : V1, V2, V3

3. Document utiles à l’évènement (Chargé de projet & DDA)

Tous les documents pertinents fournis par le client doivent être placé dans le dossier de l’évènement. Le dossier de l’évènement sur Synology est le point central qui rassemble toutes les informations et le contenu de l’évènement

Il est IMPÉRATIF de mettre l'intégralité des documents relatifs aux événements sur le serveur: ce qui signifie, plus aucun document sur le bureau d'un ordinateur !

Ceci sera désormais considéré comme une faute, sanctionnée par un avertissement écrit.

4. Dossier Drop off client

J'ai créé 10 users qui n'ont accès qu'à l'arborescence du dossier Drop Off du serveur. Je pourrais évidement en créer d'autres en cas de besoin.

Évidement, il ne faut pas que le client A ait accès au contenu du Client B. Il faudra donc que je paramètre les accès de chaque user pour qu'ils ne puissent accéder qu'à leurs dossiers.